Behandling af personoplysninger

Østifterne er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om vores medlemmer og i forbindelse med de ansøgninger, som vi modtager i forbindelse med uddeling af fondsmidler. I vores privatlivspolitik kan du bl.a. læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger og hvilke rettigheder du har over dine personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder er du velkommen til at skrive til os på kontakt@oestifterne.dk eller ringe til os på +45 44 55 96 64 (man-fre kl. 9-15).

For nemheds skyld har vi delt vores privatlivspolitik op i tre afsnit:

1. Behandling af oplysninger om Østifternes medlemmer
2. Behandling af oplysninger ved ansøgninger om støtte
3. Dine rettigheder

 

1. Når vi behandler oplysninger om vores medlemmer, herunder i forbindelse med medlemsmøder

Formål med vores behandling: I forbindelse med at vi afholder valg, behandler vi oplysninger om vores medlemmer. Vi behandler oplysningerne, så vi kan forberede, gennemføre og evaluere valg til Østifternes repræsentantskab, herunder sikring af, at alle stemmeberettigede modtager oplysning om valget, validering af opstillere og kandidater mv.

Hvilke oplysninger behandler vi: I forbindelse med valg behandler vi oplysninger om medlemmers navne, adresser, mailadresser og CPR/CVR-nr. Desuden behandler vi oplysninger, som valgkandidater giver os i forbindelse med deres præsentationer til valget.

Hvor har vi dine oplysninger fra: I forbindelse med afholdelse af valg modtager vi dine kontaktoplysninger af Privatsikring eller Gjensidige, hvis kundeforholdet er etableret via et selskab i Nykredit koncernen.

Retsgrundlag for vores behandling: Vi behandler oplysningerne for at forfølge en legitim interesse i at kunne varetage vores medlemmers interesser og gennemføre et demokratisk valg til Østifternes repræsentantskab. Behandling af oplysningerne sker med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Videregivelse til tredjepart: Vi deler som udgangspunkt ikke dine personoplysninger med andre. Dog kan vores eksterne IT-leverandører i forbindelse med support få adgang til oplysningerne. Det vil i så fald ske inden for rammerne af den databehandleraftaler, vi har indgået med leverandøren, som lever op til kravene i Persondataforordningen.

Opbevaring: Vi opbevarer personoplysningerne, så længe vi har et formål med at behandle oplysningerne. Efter hvert afholdt valg, sletter vi derfor de personoplysninger, vi har modtaget.

2. Når vi behandler oplysninger om ansøgere til fondsmidler

Formål med vores behandling: I forbindelse med ansøgning til fondsmidler har vi behov for at behandle forskellige oplysninger om ansøger. Under udfyldelsen af ansøgningsskemaet bliver ansøger derfor bedt om at indtaste en række oplysninger, heriblandt sine personoplysninger.

Hvilke almindelige personoplysninger behandler vi: I forbindelse med ansøgning til fondsmidler behandler vi ansøgers navn, adresse, e-mail, telefonnummer, navn på ansøgers organisation, forening eller virksomhed og eventuelt CVR-nummer på denne samt tilknyttede bankregistrerings- og kontonumre. Kun i forbindelse med ansøgning som privatperson beder vi desuden oplysning om personlige bankkontooplysninger.

Hvilke særlige personoplysninger behandler vi: I forbindelse med ansøgning til fondsmidler behandler vi ansøgers CPR-nr., hvis ansøger er privatperson.

Da der er tale om en ansøgning, hvor det er muligt for ansøger at oplyse om hvad som helst, kan vi potentielt komme ud for at skulle behandle alle former for særlige personoplysninger, dvs. oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold eller seksuel orientering, genetiske og biometriske. Dette er dog oplysninger som ikke er relevante for vores sagsbehandling, og vi opfordrer derfor ansøgere om ikke at indsende sådanne oplysninger.

Hvor har vi dine oplysninger fra: Vi indsamler alene oplysninger direkte fra ansøger via hjemmesides onlineansøgningsskema, som ansøger har udfyldt med henblik på at lade os vurdere ansøgningen.

Retsgrundlag for vores behandling: Vi behandler oplysningerne for at forfølge en legitim interesse i at kunne behandle ansøgeres ansøgning til uddeling, så vi kan kommunikere direkte i forbindelse med ansøgningsbehandlingen og eventuelt efterfølgende løbende projektkommunikation eller afsluttende afrapportering.

Herudover behandler vi personoplysninger, fordi vi har en retlig forpligtelse til at efterleve vores indberetningspligt efter skattekontrolloven, hvorefter alle uddelinger skal indberettes til SKAT. Behandling af oplysningerne sker med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Videregivelse til tredjepart: Vi videregiver eller overlader kun personoplysninger til tredjeparter i overensstemmelse med lovgivningen og kun til opfyldelse af de beskrevne formål.

Visse ansøgninger om støtte sendes i eksternt review, og i den forbindelse videregiver vi oplysninger.

Vi benytter eksterne leverandører til bl.a. it-drift og serviceydelser og disse har adgang til vores persondata. Endvidere bruger vi tredjeparter til at levere ydelser, og sørger for, at persondata beskyttes gennem fortrolighedsaftaler eller databehandlingsaftaler.

Opbevaring: Vi opbevarer personoplysningerne så længe ansøgningsprocessen pågår, og så længe vi har en retlig forpligtelse, vi skal overholde i henhold til skattelovgivning og bogføringsloven. 

Er ansøgningen vedlagt et CV, slettes CV´et straks efter endt sagsbehandling, uanset om ansøgningen bliver imødekommet eller får afslag.

Vi opbevarer alene CPR-nr. på ansøgere, som modtager bevilling. Skulle ansøgningen få afslag, sletter vi personoplysningerne, inklusive CPR-nr. efter endt sagsbehandling.

Østifterne er forpligtet til at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

3. Dine rettigheder
Du har ret til at bede om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
Du har også ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af den behandling, der har fundet sted, før du tilbagekaldte dit samtykke.

Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, er du velkommen til at henvende dig til Østifterne.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til de nævnte rettigheder. Det afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingen af ansøgningen.